Tietosuojaseloste: Arvonnat ja kilpailut
Seloste päivitetty 27.12.2022
Oy Matkahuolto Ab
Y-tunnus 0111393-9
(Myöhemmin "Matkahuolto" tai "me")
Matkahuolto voi järjestää asiakkailleen tai muille sidosryhmilleen arvontoja tai kilpailuja, joissa arvontaan tai kilpailuun osallistuva henkilö ilmoittaa nimensä, yhteystietonsa ja muut mahdollisesti arvontaa tai kilpailua varten annettavat tiedot Matkahuollolle. Arvonta voidaan järjestää myös kyselytutkimuksen tai muun vastaavan tapahtuman yhteydessä.
Matkahuolto toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita asiakkaamme tai muut henkilöt antavat meille arvontaan tai kilpailuun liittyen. Rekisterinpitäjänä Matkahuolto on vastuussa kaikista näistä Matkahuollolle antamistasi henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa on kyse luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on Matkahuollolle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi Matkahuolto kerää henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsee niitä alla kuvattuihin tarkoituksiin. Henkilötietojesi käsittelyn tavat ja tarkoitukset on selostettu tarkemmin tässä tietosuojaselosteessa. Kun käsittelemme henkilötietojasi alla kuvattuihin tarkoituksiin, olet selosteessa tarkoitettu rekisteröity ja sinulla on esimerkiksi kohdan 9 mukaiset oikeudet.
Jos haluat lisätietoja siitä, miten henkilötietojasi käsitellään sähköisten ja ei-sähköisten palveluidemme, asiakaspalvelun ja viestinnän toteuttamiseksi, tutustu Matkahuollon Matkustajapalveluiden ja Pakettipalveluiden tietosuojaselosteisiin.
1. Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa
Oy Matkahuolto Ab
Asiakaspalvelukeskus
PL 100
00101 Helsinki
puh. 020 710 5000
tietosuoja@matkahuolto.fi
2. Arvontaa tai kilpailua varten kerättävät henkilötiedot
Matkahuollon järjestämiin arvontoihin ja kilpailuihin osallistuvilta henkilöiltä kerätään henkilötietoja, joiden käsittely on välttämätöntä arvonnan tai kilpailun toteuttamiseksi, voittajan valitsemiseksi ja mahdollisten palkintojen toimittamiseksi. Arvonnan tai kilpailun aiheesta riippuen käsitellään seuraavia henkilötietojasi:
Nimi ja yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka
Osallistumista koskevat tunnistetiedot, kuten osallistumisajankohta
Käytetyn laitteiston ja selaimen versio-, asetus-, tunniste- sekä verkkoselailutietoja
Kielivalintasi
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitukset
Arvontojen ja kilpailujen yhteydessä keräämme tietoja, jotta voimme suorittaa arvonnan, olla yhteydessä arvonnan voittajaan ja palkita arvontaan tai kilpailuun osallistuneita henkilöitä. Kulloinkin antamasi tiedot (esim. henkilötiedot, antamasi vastaukset kyselyissä tai tutkimuksissa, verkkoselailutiedot) voidaan yhdistää asiakastietoihisi, mikäli olet rekisteröitynyt sähköisten palveluidemme käyttäjäksi. Tietoja voidaan käyttää Matkahuollon liiketoiminnan kehittämiseen, markkinoinnin tai asiakaspalvelun toteuttamiseen ja tilastointiin. Mikäli et ole ottanut käyttöön sähköisiä palveluitamme tai osallistu arvontaan tai kilpailuun sähköisen asiakastilisi kautta, emme yhdistä eri palveluidemme käytön yhteydessä kerättyjä henkilötietoja, ja silloin tietojasi käsitellään ainoastaan kyseistä arvontaa tai kilpailua varten.
Henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täytäntöönpano, eli osallistumisehtojen hyväksyminen arvontaan/kilpailuun osallistumisen yhteydessä.
Kyseessä on myös suostumukseen perustuva käsittely, ja suostumukseen perustuvan käsittelyn tarkoitus kerrotaan aina selkeästi suostumusta kysyttäessä.
4. Sähköinen suoramarkkinointi
Emme käytä henkilötietojasi sähköisen suoramarkkinoinnin tarkoituksiin ilman ennalta antamaasi suostumusta. Mikäli olet antanut suostumuksesi sähköiseen suoramarkkinointiin, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi ja kieltää Matkahuoltoa käyttämästä henkilötietoja sähköiseen suoramarkkinointiin. Voit kieltää henkilötietojesi käytön sähköisen suoramarkkinoinnin tarkoituksiin olemalla yhteydessä Matkahuollon Asiakaspalvelukeskukseen.
Matkahuollon ei tarvitse pyytää suostumustasi sähköiseen suoramarkkinointiin, jos tiedot on saatu aiemman asiakkuuden perusteella ja aikaisemman ostotapahtuman yhteydessä. Aiemman asiakkuuden perusteella saatuja tietoja käytetään ainoastaan samaan tuoteryhmään kuuluvien tuotteiden tai palveluiden suoramarkkinoinnissa ja vain Matkahuollon suorittamaan suoramarkkinointiin. Myös tällaisessa tilanteessa sinulla on milloin tahansa oikeus kieltää Matkahuoltoa käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Matkahuolto kerää tietoja rekisteröidyltä itseltään arvontaan tai kilpailuun osallistumisen yhteydessä.
6. Henkilötietojen siirrot
Matkahuolto voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Matkahuolto on näille osoittanut, kuten tietojärjestelmien ylläpitotehtävät tai muut tietojenkäsittelytehtävät. Siirtäessämme henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille, olemme muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistuneet siitä, että puolestamme toimiva henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain antamiemme kirjallisten ohjeiden mukaisesti käsittelijän tehtävien hoitamiseksi ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä selosteessa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Lisätietoja henkilötietojen mahdollisista siirroista ja niihin sovellettavista siirtoperusteista saat tämän selosteen kohdassa 1 mainitusta asiakaspalvelusta.
7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään Matkahuollon toimipisteissä lukituissa tiloissa.
Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietokannassa, jonne pääsy on myönnetty sellaisille erikseen nimetyille rekisterinpitäjän tai tämän puolesta toimivan tahon henkilöstön jäsenille, joiden on tehtäviensä perusteella välttämätöntä saada pääsy tietoihin, jotka ovat saaneet riittävän koulutuksen, ja joita sitoo lakisääteinen tai sopimukseen perustuva salassapitovelvoite.
Konekielinen palvelu sijaitsee suojatussa, lukitussa konesalissa, jonne pääsy on rajoitettu tekniseen henkilöstöön ja sallittu ainoastaan kulkuluvilla. Palvelimet on suojattu käyttäen teknisiä menetelmiä.
Kaikki selaimen ja palvelinympäristön välinen tietoliikenne on salattu.
Palvelinten ja sovellusten käyttöoikeuksia on rajattu rooliperusteisella käyttövaltuushallinnalla.
8. Henkilötietojen säilytysaika ja poisto
Arvontaan osallistuneiden henkilöiden tietoja säilytetään kolme kuukautta arvonnan päättymisen jälkeen. Palkittujen voittajien tietoja säilytämme arvontaverolainsäädännön mukaisesti kuluvan vuoden ja sitä seuraavien viiden vuoden ajan. Kirjanpitomme tositeaineistoon sisältyviä tietoja säilytämme kuluvan vuoden ja sitä seuraavien kuuden vuoden ajan.
9. Rekisteröidyn oikeudet
EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joita käyttämällä rekisteröity voi itse useissa tilanteissa määrätä henkilötietojensa käsittelystä.
Kun käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi. Voit peruuttaa suostumuksesi olemalla yhteydessä sähköpostilla tietosuoja@matkahuolto.fi. Suostumuksen peruuttamisoikeuden lisäksi sinulla on käytössäsi seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada Matkahuollolta vahvistus siitä, käsitteleekö Matkahuolto häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa Matkahuollon hänestä käsittelemät tiedot. Matkahuolto voi pyytää rekisteröityä täsmentämään tarkastusoikeutta koskevaa pyyntöään mm. tietojen toimittamista koskevien yksityiskohtien osalta.
Oikeus oikaista tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus oikaista Matkahuollon hänestä käsittelemät, virheelliset tiedot, tai täydentää Matkahuollon hänestä käsittelemiä puutteellisia tietoja. Tietojen oikaisua koskevan pyynnön yhteydessä rekisteröidyn tulee huomioida, että kaikkia tietoja ei voida jälkikäteen tiedon oikaisuasiana muuttaa.
Oikeus tulla unohdetuksi: Mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, tai henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä, Matkahuoltoa velvoittava lainsäännös tai sopimusvelvoite on päättynyt, rekisteröidyllä on oikeus vaatia Matkahuoltoa poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, ja Matkahuollolla on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot.
Käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröidyllä voi tietyissä lakisääteisissä tapauksissa olla oikeus vaatia Matkahuoltoa rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.
Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä voi lakisääteisten edellytysten vallitessa olla oikeus saada Matkahuollolta Matkahuollon hänestä käsittelemät tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle Matkahuollon estämättä.
Rekisteröity voi tarkastaa ja oikaista tietojansa Matkahuollon tarjoamissa sähköisissä palveluissa, kuten mobiilisovelluksessa, tai ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainittuun Matkahuollon Asiakaspalvelukeskukseen. Tietojen poistamista tai siirtämistä taikka käsittelyn rajoittamista tai suoramarkkinoinnin kieltämistä koskevat pyynnöt tulee esittää Matkahuollon Asiakaspalvelukeskukseen.
Matkahuolto ryhtyy toimenpiteisiin rekisteröidyn pyynnön perusteella viivyttelemättä, ja toimittaa rekisteröidylle tiedot oikeuksien käyttöä koskevista toimenpiteistä pääsääntöisesti kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnön vastaanottamisesta.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Matkahuollon henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi.
10. Lopuksi
Matkahuolto pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Matkahuolto ilmoittaa henkilötietojen käsittelyssä mahdollisesti tapahtuvista muutoksista asiaankuuluvasti. Matkahuolto ei ole kaikissa tapauksissa velvollinen ilmoittamaan muutoksista erikseen, kuten milloin tietojen toimittaminen osoittautuu mahdottomaksi tai vaatisi kohtuutonta vaivaa (esimerkiksi milloin rekisteröidystä ei ole ajantasaisia yhteystietoja), joten rekisteröityjä kehotetaan ajoittain tarkastamaan tämä seloste mahdollisten muutosten varalta.