Gå till innehållet
Matkahuolto
PrivateFöretagskunderServiceställen
ResenärerPaketVanliga frågorKundtjänst
Logga in

Matkahuoltos anmälningskanal och anmälningsanvisningar

VI VILL GÖRA RÄTT

För att säkerställa att vår verksamhet överensstämmer med den lagstiftning som gäller oss och våra principer om etisk affärssed tillhandahåller vi en anmälningskanal för anmälning av missbruk som är öppen för alla. Kanalen är avsedd för anmälning av väsentliga missbruk med anknytning till bolaget eller dess verksamhet, vilka kan leda till administrativa åtgärder (såsom påföljdsavgift) eller straffrättsligt ansvar för bolaget eller den person som gjort sig skyldig till missbruket. Det är av största vikt för oss att vi har möjlighet att ingripa i missförhållanden och utveckla vår verksamhet.

Det är viktigt att alla anmäler misstänkt missbruk som inte överensstämmer med verksamhet i enlighet med Matkahuoltos principer för etisk affärssed. Då har vi möjlighet att korrigera bristerna i vår verksamhet. Du behöver inte ha bevis som stöd för din misstanke, men anmälningarna ska göras ärligt och i god tro på att det som anmäls stämmer. Anmälaren är inte föremål för några negativa konsekvenser av sådana anmälningar.

Vi uppmuntrar till att anmäla missförhållanden som du upptäckt i eget namn i anmälningskanalen. Om du vill kan du emellertid också berätta om din oro anonymt. Utredning av ärenden som gäller diskriminering, trakasserier, mobbning och jämställdhet förutsätter dock i praktiken utan undantag en närmare diskussion om ärendet som är föremål för utredningen eller undersökningen av ärendet. Därför ska alla anmälningar som gäller sådana ärenden i regel göras i anmälarens eget namn.

Anmälningskanalen administreras av en utomstående samarbetspartner, WhistleB, Whistleblowing Centre, för att garantera anonymiteten. Anmälningsförfarandet är krypterat och lösenordsskyddat. Alla anmälningar behandlas konfidentiellt i enlighet med Matkahuoltos etablerade behandlingsförfarande.

Observera att du kan ge vanlig kundrespons via responskanalerna avsedda för ändamålet: https://www.matkahuolto.fi/ge-respons

Matkahuoltos anmälningskanal

Matkahuoltos anmälningskanal

I anmälningskanalen kan du anmäla misstankar om missbruk i anslutning till Matkahuoltos verksamhet.

Övrig respons

Observera att anmälningskanalen inte omfattar vanlig kundrespons. Sådan resons ges på normalt sätt med hjälp av en responsblankett.

Anmälningsanvisningar

1. Inledning

Det är av största vikt för Matkahuolto att var och en utan dröjsmål anmäler upptäckt eller misstänkt verksamhet som strider mot lagstiftningen eller principerna om etisk affärssed. Vi ber dig anmäla händelser som inte är i enlighet med vår ansvarsfulla och etiska verksamhet. Detta hjälper oss att ingripa i möjlig verksamhet som strider mot lagstiftningen eller principerna om etisk affärssed samt förebygga motsvarande händelser i framtiden.

Vi har förbundit oss att följa etiskt hållbara verksamhetssätt samt upprätthålla en öppen atmosfär och en organisationskultur där alla kan delge sina misstankar om verksamhet som strider mot våra verksamhetsanvisningar utan att riskera att senare bli ett offer, utsättas för diskriminering eller hamna i en ofördelaktig ställning. Ingen som ärligt och i god tro berättar om sina misstankar och deltar i utredningen av möjliga brott mot verksamhetsanvisningarna blir föremål för några negativa konsekvenser av detta.

Syftet med anmälningsanvisningarna är att uppmuntra till att rapportera möjlig verksamhet som strider mot verksamhetsanvisningarna. Anmälningskanalen är ett viktigt verktyg för att minska riskerna och upprätthålla förtroendet.

Vi uppmuntrar till att anmäla missförhållanden som du upptäckt i eget namn i anmälningskanalen. Detta gör det lättare att genomföra en utredning på basis av din anmälan. Om du vill kan du emellertid också berätta om din oro anonymt. Utredning av ärenden som gäller diskriminering, trakasserier, mobbning och jämställdhet förutsätter dock i praktiken utan undantag en närmare diskussion om ärendet som är föremål för utredningen eller undersökningen av ärendet. Därför ska anmälningar som gäller sådana ärenden göras i anmälarens eget namn.

2. När ska en anmälan göras?

Anmälningskanalen kan hjälpa oss att varsebli allvarliga risker som riktas mot enskilda personer, företaget, samhället eller miljön.

Inom ramarna för anmälningskanalen behandlas information om väsentliga och allvarliga missbruk, vilka kan leda till administrativa åtgärder (såsom påföljdsavgift) eller straffrättsligt ansvar för bolaget eller den person som gjort sig skyldig till missbruket samt gäller följande områden:

  • brott mot konkurrensrätten

  • missbruk med anknytning till offentliga upphandlingar

  • mutor och korruption, inklusive underlåtelse att avstå från situationer där en intressekonflikt föreligger

  • kränkningar av integritetsskydd och skydd av personuppgifter

  • brott mot skyldigheter med anknytning till förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism

  • trafiksäkerhet i samband med bolagets pakettransporter

  • brott mot konsumentskyddet

  • miljöskydd

  • brott mot arbetarskyddsbestämmelserna

  • diskriminering, trakasserier, mobbning eller jämställdhet

  • bolagsinterna missbruk, såsom stöld av egendom eller lämnande av felaktiga ekonomiska uppgifter i vilseledningssyfte

  • övriga väsentliga kränkningar av bolagets principer om god affärssed, vilka kan påverka bolagets affärsverksamhet, ekonomiska resultat, rykte eller intressentgruppernas förtroende.

Den som rapporterar behöver inte ha gedigna bevis på missbruk för att anmäla en misstanke. Anmälningarna ska dock göras ärligt och i god tro och får inte avsiktligt innehålla felaktig eller vilseledande information. Anmälaren ska vid anmälningstidpunkten ha motiverade skäl att tro att informationen om överträdelsen stämmer. Missbruk av whistleblowing-anmälningstjänsten är en allvarlig överträdelse som leder till påföljder.

Observera att du kan ge vanlig kundrespons med responsblanketten avsedd för detta ändamål. Du hittar responsblanketten på adressen: https://www.matkahuolto.fi/ge-respons

3. Hur görs en anmälan?

Gör anmälan genom Matkahuoltos kanal för anmälningar på adressen: https://report.whistleb.com/sv/matkahuolto-ext

Vi uppmuntrar alla som anmäler en misstanke att öppet uppge sin identitet. Alla anmälningar som tas emot behandlas konfidentiellt. Om du ändå vill förbli anonym kan du göra en anonym anmälan (med undantag för de ovan nämnda ärendena som gäller diskriminering, trakasserier, mobbning och jämställdhet). Whistleblowing-kanalen som möjliggör anonyma anmälningar administreras av en utomstående tjänsteleverantör, WhistleB. Alla meddelanden krypteras. WhistleB tryggar anonymiteten för personen som skickat anmälan genom att radera alla metadata, såsom IP-adresser. En person som har skickat en anmälan hålls anonym även i fortsatta diskussioner med dem som behandlar anmälan.

4. Utredningsprocessen

Alla anmälningar behandlas konfidentiellt i enlighet med Matkahuoltos etablerade behandlingsförfarande av personer som har utsetts specifikt för denna uppgift. De huvudansvariga handläggarna är Matkahuoltos direktör för juridiska ärenden och den person som ansvarar för den interna revisionen. Under utredningen kan man också vid behov ta hjälp av andra sakkunniga för att säkerställa en vederbörlig behandling.

Endast handläggarna har åtkomst till anmälningarna via vår anmälningskanal. Varje handläggare är bunden av tystnadsplikt, vilket garanterar behandlingens konfidentialitet. Anmälarens identitet avslöjas inte för den som är objekt för anmälan utan anmälarens tillstånd. Under behandlingen av anmälan kan handläggarna be om information och sakkunskap av andra personer. Detta sker också konfidentiellt.

Anmälarens identitet kan avslöjas om det är nödvändigt för en brottsanmälan, förundersökning eller domstolsbehandling eller bolaget annars är skyldigt att avslöja anmälarens identitet på basis av lagstiftning eller en myndighetsbestämmelse.

Mottagning av anmälan

Alla anmälningar tas på allvar. Efter att ha tagit emot en anmälan fattar handläggarna beslut om att inleda en utredning på basis av anmälan.

Handläggarna kan förkasta anmälan om det är uppenbart att:

  • det som anmälts inte är ett sådant ärende som anmälningskanalen är avsedd för

  • anmälan inte har gjorts ärligt eller endast gjorts i syfte att skada

  • det inte finns tillräckligt med tillgänglig information för att en ytterligare utredning skulle vara möjlig och anmälaren inte tillhandahåller mer information efter att handläggaren har efterfrågat eller begärt sådan information, eller

  • ärendet som presenteras i anmälan redan har avgjorts.

Utredning av en anmälan

Alla anmälningar om misstänkta missbruk eller avvikelser som omfattas av anmälningskanalen utreds i enlighet med dessa anvisningar. Handläggarna fastställer lämpligt utredningssätt.

  • Alla anmälningar behandlas konfidentiellt.

  • Personer som misstanken gäller eller som har anknytning till misstanken deltar inte i utredningen av anmälan.

  • Handläggarna ställer vid behov följdfrågor via den anonyma anmälningskanalen.

  • Ingen av handläggarna eller de övriga som deltar i utredningsprocessen kan på något sätt identifiera den som rapporterat misstanken, om inte personen själv vill uppge sina kontaktuppgifter.

Anmälaren får ett meddelande om att anmälan har tagits emot inom sju (7) dagar efter mottagningen av anmälan. Anmälaren får respons på anmälan senast tre (3) månader efter att mottagningsmeddelandet har skickats.

Anmälan som gjorts i eget namn

Inga andra än de personer som behandlar ärendet får kännedom om anmälarens namn.
Anmälarens identitet kan avslöjas om det är nödvändigt för en brottsanmälan, förundersökning eller domstolsbehandling eller bolaget annars är skyldigt att avslöja anmälarens identitet på basis av lagstiftning eller en myndighetsbestämmelse.

Behandling av personuppgifter

I whistleblowing-tjänsten behandlas personuppgifter som anmälaren har uppgett om bland annat den person som är föremål för anmälan, den person som har skickat anmälan (om inte anmälan görs anonymt) och möjliga tredje parter i syfte att utreda misstänkta missbruk som strider mot lagstiftningen eller våra principer om etisk affärsverksamhet. Denna behandling grundar sig på lagstiftningen och ett berättigat intresse.

Dataskyddsbeskrivningen för tjänsten kan läsas här

Radering av uppgifter

Alla personuppgifter som ingår i anmälningarna raderas när de inte längre behövs för utrednings- och verkställandeändamål samt i regel en månad (30 dagar) efter att utredningen har slutförts. Dokumenten som ingår i utredningen anonymiseras, namn- och adressuppgifter raderas på samma sätt som alla andra uppgifter med hjälp av vilka personen skulle kunna identifieras antingen direkt eller indirekt via andra uppgifter.

Personuppgiftsansvarig

Oy Matkahuolto Ab, <Riku Korpela, direktör för juridiska ärenden, riku.korpela@matkahuolto.fi>, ansvarig för personuppgifter som behandlas i whistleblowing-tjänsten.

Personuppgiftsbiträde

WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm) ansvarar för whistleblowing-applikationen, inklusive behandlingen av krypterade uppgifter såsom whistleblowing-anmälningar. Det är inte möjligt för WhistleB eller dess underleverantörer att dekryptera meddelandena och läsa anmälningarna. Således har varken WhistleB eller dess underleverantörer åtkomst till läsbart innehåll.

5. Lagliga grunder för anmälningsanvisningarna

Denna praxis grundar sig på EU:s allmänna dataskyddsförordning och EU:s direktiv om skydd för anmälare. Anvisningarna kommer att uppdateras efter behov, när den nationella lagstiftningen om skydd för anmälare träder i kraft.

6. Överföring av personuppgifter utanför EES-området

Uppgifter överförs inte till parter utanför EU eller EES-området.

PrivateFöretagskunder

Resenärer

BusstidtabellerBussbiljetter och resekortResor och Biljetter överallt i FinlandReseguidenPriser och rabatterAnvisningar och villkor för passagerare

Sociala medier

Matkahuolto
Paremmin perillä