Tietosuojaseloste: Pakettipalvelut

Seloste päivitetty 22.4.2026

Oy Matkahuolto Ab
Y-tunnus 0111393-9

(Myöhemmin ”Matkahuolto” tai ”me”)

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Matkahuolto käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja, joita Matkahuolto kerää tuottamiensa pakettipalveluiden yhteydessä sekä niihin liittyvän asiakaspalvelun ja viestinnän toteuttamiseksi. Matkahuolto tarjoaa asiakkaille myyntikanaviensa kautta erilaisia pakettipalveluita.

Pakettipalveluilla tarkoitetaan Matkahuollon suorittamia tavarankuljetuksia ja lähetysten luovuttamista vastaanottajille.

Matkahuolto toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita se käsittelee pakettipalveluiden tuottamisen yhteydessä. Tietosuojassa on kyse luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on Matkahuollolle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi Matkahuolto kerää henkilötietojasi vain siinä määrin kuin on tarpeen palveluidensa tuottamiseksi.

Henkilötietojesi käsittelyn tavat ja tarkoitukset on selostettu tarkemmin tässä tietosuojaselosteessa. Kun käsittelemme henkilötietojasi alla kuvattuihin tarkoituksiin, olet selosteessa tarkoitettu rekisteröity ja sinulla on kohdassa 9 kuvatut oikeudet.

Tässä selosteessa kuvattu koskee ainoastaan Matkahuollon taikka sen puolesta toimivien tahojen tietojen käsittelyn tapoja. Matkahuollon sähköiset palvelut voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten sivustoihin tai palveluihin. Matkahuolto ei vastaa näiden palveluiden tietosuojakäytännöistä, joten suosittelemme tutustumaan niihin erikseen.

1. Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa

Oy Matkahuolto Ab
Asiakaspalvelukeskus
PL 100
00101 Helsinki
tietosuoja@matkahuolto.fi

2. Mitä tietoja käsittelemme

Pakettipalveluiden yhteydessä Matkahuolto käsittelee lähetysten lähettäjiä ja vastaanottajia, tai näiden edustajia taikka valtuuttamia henkilöitä (rekisteröidyt) koskevia sellaisia henkilötietoja, joiden käsittely on välttämätöntä, jotta Matkahuolto voi tarjota palveluita rekisteröidyille ja kehittää palveluitaan.

Matkahuolto voi käsitellä pakettipalveluiden tarjoamisen yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

• lähettäjän (tai tämän edustajan) sekä vastaanottajan (tai tämän edustajan) koko nimi;

• mahdollisen sähköisen asiakastilin edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana tai muu yksilöivä tunnus;

• demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli, titteli, ammatti ja äidinkieli;

• vastaanottajan yksilöinti- ja yhteystiedot lähetyksen ja siihen liittyvän saapumisilmoituksen toimittamiseksi tapauksesta riippuen: puhelinnumero, sähköpostiosoite ja/tai postiosoite, lähetyksen toimitusosoite, lähetyksen sisältöä koskevat tiedot, henkilötunnuksen loppuosa vastaanottajan valtuuttaman edustajan henkilöllisyyden varmistamiseksi sekä sijaintitieto ulkoautomaatin lokeron avaamiseksi Paketit-sovelluksella (yksinomaan Bluetooth-yhteyden muodostamiseksi);

• lähetyksen vastaanottajan tai tämän valtuuttaman edustajan kuittaustiedot, jotka tallennetaan luovutuksen todistamiseksi ja luovutetaan kuljetussopimuksen mukaisesti lähetyksen lähettäjälle

• laskutus- tai maksutiedot;

• asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten yhteydenottosi Matkahuollon asiakaspalveluun, mukaan lukien nauhoitetut asiakaspalvelupuhelut ja antamasi asiakaspalautteet; ja

• muut rekisteröidyltä saadut tiedot, kuten reklamaatiot, viestintä ja vastaukset Matkahuollon kyselyihin ja tutkimuksiin.

Rekisteröityessäsi Matkahuollon sähköisten palveluiden käyttäjäksi, sinua voidaan pyytää antamaan seuraavia henkilötietoja: nimi, yhteystiedot, syntymäaika, puhelinnumero, salasana sekä tarvittaessa laskutustiedot, kuten laskutusosoite ja/tai pankkiyhteystiedot.

Käyttäessäsi Matkahuollon sähköisiä palveluita, kuten Paketit-sovellusta, käytöstäsi voidaan kerätä palveluiden käyttöön liittyviä metatietoja, kuten tieto siitä, miltä sivulta olet siirtynyt palveluun, vierailun aika, siirretyn datan määrä, verkkoselaimen tyyppi, IP-osoite, käyttöjärjestelmä ja käyttöliittymä sekä selainohjelman versio ja kieli. Mikäli vierailet sähköisissä palveluissa rekisteröitymättä tai kirjautumatta, Matkahuolto käsittelee ainoastaan näitä metatietoja. Yksittäinen käyttäjä ei ole näiden tietojen perusteella yksilöitävissä, ellet rekisteröidy tai kirjaudu palveluun taikka ilmoita tietojasi oston yhteydessä. Näitä tietoja voidaan kerätä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla, joista saat lisätietoja evästeitä koskevasta selosteestamme.

Matkahuollon Paketit-sovelluksissa käytetään Metan palveluita, joiden avulla kerätään tietoja sovelluksen käyttöön ja konversiopolkuihin liittyvistä tapahtumista, kuten sovelluksen asennuksesta, käynnistämisestä, rekisteröitymisestä, kirjautumisesta ja ostotapahtumista. Näitä tietoja käytetään mainonnan mittaamiseen, optimointiin ja kohdentamiseen sekä sovelluksen käyttökokemuksen kehittämiseen. Meta voi yhdistää nämä tiedot muihin sinusta keräämiinsä tietoihin omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

Paketit-sovelluksessa käytetään lisäksi Googlen Firebase-palveluita sovelluksen teknistä vianselvitystä ja käytön analysointia varten. Google käsittelee näitä tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja lailliset perusteet

Matkahuolto käsittelee pakettipalveluiden asiakkaiden henkilötietoja alla kuvattuihin tarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään vain tietosuojalainsäädäntöön perustuvilla oikeusperusteilla.

Suostumukseen perustuvan käsittelyn tarkoitus kerrotaan aina selkeästi suostumusta pyydettäessä. Tietojen toimittamatta jättäminen voi estää asiakastilin luomisen tai palveluiden tarjoamisen.

Miten asiakkaiden henkilötietoja yhdistetään

Matkahuolto voi yhdistää eri palveluiden käytön yhteydessä kerättyjä henkilötietoja paremman palvelukokemuksen tarjoamiseksi. Tietojen yhdistäminen edellyttää, että olet rekisteröitynyt sähköisten palveluiden käyttäjäksi ja asioit Matkahuollon kanssa sähköisen asiakastilisi kautta.

Mikäli et käytä sähköistä asiakastiliä, Matkahuolto käsittelee tietojasi ainoastaan yksittäisten palveluiden osalta eikä yhdistele eri palveluiden tietoja.

Matkahuolto voi hyödyntää yhdistettyjä tietoja palveluidensa ja markkinointinsa personointiin sekä mainonnan kohdentamiseen. Tähän tarkoitukseen Matkahuolto voi muodostaa sinusta profiilia asiointihistoriasi ja palveluidemme käyttötapojesi perusteella. Profilointi ei johda automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi sinua koskevia oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Rekisteröidyn velvollisuus todistaa henkilöllisyytensä

Tiekuljetussopimuslaki (345/1977) velvoittaa lähetyksen lähettäjän tai rahdinkuljettajan merkitsemään tietyt tiedot kuljetusasiakirjaan. Näiden tietojen toimittaminen Matkahuollolle perustuu tiekuljetussopimuslain velvoitteeseen.

Henkilökohtaisesti luovutettavat lähetykset voidaan luovuttaa vain vastaanottajalle tai tämän valtuuttamalle henkilölle. Tämä edellyttää henkilöllisyystodistuksen tarkastamista ja vastaanottajan nimitieto kirjataan vastaanottokuittaukseen. Jaettavat paketit luovutetaan osoitteesta tavatulle henkilölle ja henkilöllisyys tarkastetaan, jos kyseessä on lähetys, jolle on valittu Henkilökohtaisesti luovutettava -lisäpalvelu. Mikäli vastaanottaja tai tämän valtuuttama henkilö kieltäytyy todistamasta henkilöllisyyttään, Matkahuolto ei voi todentaa henkilöllisyyttä eikä siten luovuttaa lähetystä.

Muut palvelupisteistä noudettavat lähetykset luovutetaan vastaanottajalle toimitetun noutokoodin perusteella, jolloin henkilöllisyystodistusta tai valtakirjaa ei tarvita.

4. Sähköinen suoramarkkinointi

Matkahuolto ei käytä henkilötietojasi sähköiseen suoramarkkinointiin ilman ennalta antamaasi suostumusta. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa olemalla yhteydessä Matkahuollon asiakaspalveluun.

Matkahuollolla on oikeus lähettää sähköistä suoramarkkinointia ilman erillistä suostumusta, mikäli rekisteröidyn yhteystiedot on saatu aiemman ostotapahtuman yhteydessä, markkinointi kohdistuu samaan tuoteryhmään kuuluviin tuotteisiin tai palveluihin, eikä rekisteröity ole kieltänyt markkinointia. Sinulla on milloin tahansa oikeus kieltää henkilötietojesi käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin olemalla yhteydessä Matkahuollon asiakaspalveluun.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Matkahuolto kerää säännönmukaisesti henkilötietoja seuraavista lähteistä:

• Rekisteröity itse: tietoja kerätään paketteja lähetettäessä ja luovutettaessa sekä muulloin rekisteröidyn asioidessa Matkahuollon fyysisten tai digitaalisten kanavien kautta, sekä rekisteröidyn osallistuessa markkinointikampanjoihin tai asiakaspalautekyselyihin.

• Lähettäjä tai muu yhteistyökumppani: Tietojen luovuttajana Matkahuollolle voi toimia lähetyksen lähettäjä, Matkahuollon yhteistyökumppani taikka yritys tai verkkokauppa, jonka lähetyksiä Matkahuolto kuljettaa.

6. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Matkahuolto voi luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja seuraaville vastaanottajaryhmille:

• Matkahuollon kuljetusketju eli kuljetus- ja jakelukumppanit sekä palveluverkosto eli lähetys- ja noutopisteet: Matkahuolto voi luovuttaa henkilötietoja kuljetusketjuun kuuluville yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille niiltä osin, kuin nämä tarvitsevat tietoja näille osoitettujen tehtävien toteuttamista, kuten paketin kuljettamista, luovuttamista ja jakelua, sekä saapumisilmoitusten tai asiakastyytyväisyyskyselyiden lähettämistä, varten.

• Maksupalveluntarjoajat: Digitaalisissa myyntikanavissamme käytämme kolmansia osapuolia maksupalveluntarjoajina. Matkahuollon luovuttamien henkilötietojen (nimi ja sähköpostiosoite) lisäksi maksupalveluntarjoajat voivat pyytää lisätietoja valitusta maksutavasta riippuen. Nämä lisätiedot eivät jää Matkahuollon käsiteltäväksi tai säilytettäväksi, vaan niiden käsittelystä vastaa maksupalveluntarjoaja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

• Tietojärjestelmätoimittajat ja muut palveluntarjoajat: Matkahuolto siirtää henkilötietoja tietojärjestelmätoimittajilleen ja muille palveluntarjoajilleen sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Matkahuolto on näille osoittanut, kuten tietojärjestelmien ylläpitotehtävät, asiakaspalvelu tai muut tietojenkäsittelytehtävät. Matkahuollon Paketit-sovelluksissa käytetään Metan palveluita mainonnan mittaamiseen, optimointiin ja kohdentamiseen sekä sovelluksen käyttökokemuksen kehittämiseen ja Googlen palveluita sovelluksen teknistä vianselvitystä ja käytön analysointia varten. Meta ja Google käsittelevät näitä tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

Luovuttaessaan henkilötietoja käsittelijöinä toimiville palveluntarjoajille Matkahuolto on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistanut, että sen puolesta toimiva henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain Matkahuollon antamien kirjallisten ohjeiden mukaisesti käsittelijän tehtävien hoitamiseksi ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä selosteessa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

Edellä mainitun lisäksi Matkahuolto luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• Matkahuolto voi luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut tähän suostumuksesi;

• Matkahuolto voi luovuttaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten tai muiden toimivaltaisten tahojen esittämien vaatimusten tai soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla, kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti; ja

• Mikäli Matkahuolto myy, ostaa, fuusioi tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, Matkahuolto tai sen puolesta toimiva taho voi luovuttaa henkilötietojasi ostajille ja näiden neuvonantajille.

Henkilötietoja säilytetään ensisijaisesti Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueella tai Euroopan talousalueella, mutta EU- tai ETA-alueen ulkopuolisilla henkilötietojen käsittelijöillä voi olla pääsy henkilötietoihin tarjotessaan palveluitaan Matkahuollolle. Mikäli henkilötietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, Matkahuolto varmistaa, että i) Euroopan komissio on tehnyt päätöksen henkilötietojen suojan riittävästä tasosta kohdemaassa; ii) siirroissa käytetään Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita vastaavia järjestelyjä; tai iii) siirroissa noudatetaan muita asianmukaisia suojatoimenpiteitä henkilötietojen siirtoon EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tarkemmat tiedot sovellettavista suojatoimenpiteistä on saatavilla pyynnöstä Matkahuollolta.

Lisäksi kansainvälisten lähetysten yhteydessä tietoja voidaan siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle riippuen lähettäjän, tämän käyttämien yhteistyökumppaneiden tai alihankkijoiden sijaintivaltiosta.

Tiekuljetussopimuslaissa ja logistiikka-alan kansainvälisissä sopimuksissa asetetaan yksityiskohtaiset vaatimukset niistä tiedoista, jotka lähetyksen lähettäjä tai rahdinkuljettaja on vähintään velvoitettu merkitsemään lähetyksen mukana toimitettavaan kuljetusasiakirjaan. Näitä kuljetusasiakirjaan sisältyviä tietoja Matkahuolto luovuttaa ulkomaille toimitettavien lähetysten yhteydessä kuljetusketjuun kuuluville yhteistyökumppaneilleen säännönmukaisesti.

7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään Matkahuollon toimipisteissä lukituissa tiloissa. Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietokannassa, jonne pääsy on myönnetty sellaisille erikseen nimetyille rekisterinpitäjän tai tämän puolesta toimivan tahon henkilöstön jäsenille, joiden on tehtäviensä perusteella välttämätöntä saada pääsy tietoihin, jotka ovat saaneet riittävän koulutuksen, ja joita sitoo lakisääteinen tai sopimukseen perustuva salassapitovelvoite.

Konekielinen palvelu sijaitsee suojatussa, lukitussa konesalissa, jonne pääsy on rajoitettu tekniseen henkilöstöön ja sallittu ainoastaan kulkuluvilla. Palvelimet on suojattu käyttäen teknisiä menetelmiä.

Kaikki selaimen ja palvelinympäristön välinen tietoliikenne on salattu.

Palvelinten ja sovellusten käyttöoikeuksia on rajattu rooliperusteisella käyttövaltuushallinnalla.

8. Henkilötietojen säilytysaika ja poisto

Tietojen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Matkahuolto säilyttää rekisteröityjen henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Matkahuolto määrittelee henkilötietojen säilytysajat seuraavien perusteiden mukaisesti:

• Henkilötietojasi säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Asiakassuhteen aktiivisuus määritellään Matkahuollon sähköisissä palveluissa asiointisi tai sinun ja Matkahuollon välisen yhteydenpidon perusteella. Mikäli et ole ollut aktiivisessa asiakassuhteessa Matkahuollon kanssa kahteen vuoteen, poistetaan tietosi seuraavassa vuosineljänneksittäin toteutettavassa poistoajossa.

• Suoramarkkinointisuostumustasi koskeva tieto poistetaan, jos peruutat markkinointisuostumuksesi tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

• Tietosi poistetaan, mikäli olet pyytänyt tietojesi poistoa, eikä Matkahuollolla ole muuta perustetta henkilötietojesi käsittelylle.

Joidenkin Matkahuollon palveluiden viestinnällisiin osioihin, kuten antamiisi julkisiin palautteisiin, jää näkyviin nimimerkkisi ja siihen liittyvä tuottamasi sisältö myös asiakassuhteesi päättymisen jälkeen.

Matkahuolto on velvoitettu säilyttämään osto-, toimitus- ja maksutietoihin sisältyviä henkilötietojasi noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. Kirjanpitoaineiston osana olevia henkilötietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämä aika (jopa 10 vuotta).

Pakettipalveluiden yhteydessä käsiteltyjä henkilötietoja säilytetään Matkahuollon operatiivisissa järjestelmissä noin kahden vuoden ajan, minkä jälkeen tiedot arkistoidaan. Tiekuljetussopimuslakiin perustuva kanneaika on maksimissaan kolme vuotta, minkä vuoksi Matkahuolto säilyttää kaikkia pakettipalveluiden yhteydessä käsiteltyjä tietoja arkistoituna vähintään kolmen vuoden ajan. Arkistoituihin tietoihin pääsy on tiukasti rajattu.

Kun Matkahuolto ei enää tarvitse henkilötietoja niiden käsittelyn tarkoituksiin, tiedot poistetaan Matkahuollon tietojärjestelmistä ja muista tiedostoista tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.

9. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle oikeuksia, joita käyttämällä voit itse määrätä henkilötietojesi käsittelystä. Voit käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Matkahuoltoon niiltä osin, kuin Matkahuolto toimii rekisterinpitäjänä sinua koskeville henkilötiedoille.

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus saada Matkahuollolta vahvistus siitä, käsitteleekö Matkahuolto sinua koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa Matkahuollon käsittelemät tietosi. Matkahuolto voi pyytää sinua täsmentämään tarkastusoikeutta koskevaa pyyntöäsi mm. tietojen toimittamista koskevien yksityiskohtien osalta.

• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus vaatia epätarkkojen ja virheellisten tietojesi oikaisemista tai puutteellisten tietojesi täydentämistä. Tietojen oikaisua koskevan pyynnön yhteydessä sinun tulee huomioida, että kaikkia tietoja ei voida jälkikäteen tiedon oikaisuasiana muuttaa. Tällaisia päätöksiä koskee omat valitusmenettelynsä kussakin päätöksessä annettujen tietojen mukaisesti.

• Oikeus tulla unohdetuksi: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada Matkahuolto poistamaan sinua koskevat henkilötiedot.

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla voi tietyissä lakisääteisissä tapauksissa olla oikeus vaatia Matkahuoltoa rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.

• Oikeus peruuttaa suostumus: Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla voi lakisääteisten edellytysten vallitessa olla oikeus saada Matkahuollolta Matkahuollon sinusta käsittelemät tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle Matkahuollon estämättä.

• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Sinulla voi olla oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Vastustusoikeus soveltuu ennen kaikkea tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu Matkahuollon oikeutettuun etuun, ellei käsittelylle ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi: Sinulla on lähtökohtaisesti oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.

Jos olet rekisteröitynyt Matkahuollon sähköisten palveluiden käyttäjäksi, voit tarkastaa ja oikaista tietojasi Matkahuollon tarjoamissa sähköisissä palveluissa. Jos et ole rekisteröitynyt sähköisten palveluiden käyttäjäksi, tai mikäli et halua käyttää sähköisiä palveluita tietojesi tarkastamiseen tai oikaisemiseen, voit tarkastaa ja oikaista tietojasi ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainittuun Matkahuollon Asiakaspalvelukeskukseen. Tietojen poistamista tai siirtämistä taikka suoramarkkinoinnin kieltämistä koskevat pyynnöt tulee aina esittää Matkahuollon Asiakaspalvelukeskukselle.

Matkahuolto ryhtyy toimenpiteisiin rekisteröidyn pyynnön perusteella ilman aiheetonta viivytystä, ja toimittaa rekisteröidylle tiedot oikeuksien käyttöä koskevista toimenpiteistä pääsääntöisesti kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnön vastaanottamisesta.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Matkahuollon henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti.

10. Markkinointiviestinnän tietosuojaseloste (B2B)

Tausta

Oy Matkahuolto Ab, 0111393-9 (”Matkahuolto”, ”me”) on rekisterinpitäjä asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyssä, joka liittyy asiakassuhteen hallintaan, viestintään sekä markkinointiin. Vastuullisena yrityksenä haluamme varmistaa, että henkilötietojasi käsitellään asianmukaisesti yksityisyyttäsi kunnioittaen. Tällä sivulla kuvaamme, miten käsittelemme henkilötietojasi asiakassuhteen hallintaan, viestintään ja markkinointiin liittyvien toimenpiteidemme yhteydessä.

Mistä keräämme henkilötietoja?

Keräämme henkilötietojasi seuraavin tavoin:

• Antamasi henkilötiedot, esimerkiksi sopimusten tekemisen, palveluiden käytön, kanssamme käydyn viestinnän sekä uutiskirjeiden tilaamisen ja tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä.

• Automaattisesti keräämämme tai luomamme henkilötiedot, kuten verkkosivujemme käytöstä tallentuvat tiedot (esim. analytiikkatiedot, evästeet) sekä verkkosivujemme lomakkeiden (esim. tarjouspyyntö, materiaalien lataaminen) kautta antamasi tiedot. Näitä tietoja voimme tallentaa asiakashallinta- ja markkinointijärjestelmiimme, kun asioit kanssamme tai käytät palveluitamme. Lisätietoa evästeiden käytöstä löydät evästeitä koskevasta tietosuojaselosteestamme.

• Muista lähteistä kerätyt henkilötiedot, esimerkiksi julkisista lähteistä, kuten yritystietorekistereistä, sekä kolmansilta osapuolilta, kuten sosiaalisen median alustoilta ja liikekumppaneiltamme.

Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietoja?

• Osana päivittäistä asiakassuhteiden hallintaa, viestintää ja markkinointitoimintoja käsittelemme henkilötietoja useisiin eri tarkoituksiin. Näitä tarkoituksia ovat esimerkiksi:

• Asiakassuhteiden hallinta, johon kuuluu asiakkaiden ja heidän yhteyshenkilöidensä tietojen käsittely asiakassuhteiden hoitamiseksi ja kehittämiseksi.

• Uutiskirjeiden lähettäminen asiakkaillemme, potentiaalisille asiakkaille ja muille sidosryhmille.

• Tapahtumakutsujen lähettäminen ja tapahtumien hallinta, mukaan lukien osallistumistietojen käsittely.

• Verkkosivuillamme esitettyjen pyyntöjen toteuttaminen, kuten yhteydenottopyyntöihin vastaaminen, tarjouspyyntöjen käsittely sekä pyytämäsi materiaalien (esim. oppaat) toimittaminen.

• Asiakastyytyväisyys- ja markkinatutkimusten toteuttaminen palveluidemme laadun ja suorituskyvyn kehittämiseksi.

• Asiakasymmärryksen kehittäminen yhdistämällä asiakkaiden yhteystiedot muihin tietoihin, kuten verkkosivuilla tehtyihin toimenpiteisiin.

• Kohdennetun markkinoinnin ja mainonnan toteuttaminen, esimerkiksi sosiaalisen median alustoilla tai verkkosivustolla näkyvän sisällön personoimiseksi.

Edellä mainittuihin tarkoituksiin voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• Yhteystiedot ja tunnistetiedot (esim. nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero).

• Ammatilliset tiedot (esim. titteli, organisaatio, toimiala).

• Markkinointi- ja viestintäkiinnostukset (esim. ilmoittautumiset tapahtumiin, ladatut sisällöt, valitut kiinnostuksen kohteet).

• Tapahtumatiedot (esim. osallistumiset, annetut palautteet ja mahdolliset ruokavaliotiedot, jotka poistetaan tapahtuman jälkeen).

• Verkkosivukäyttäytymiseen liittyvät tiedot (esim. IP-osoite, evästetunniste, käydyt sivut ja lomakkeiden käyttö). Lisätietoa evästeiden käytöstä löydät evästeitä koskevasta tietosuojaselosteestamme.

• Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla perusteilla:

• Oikeutettu etumme, esimerkiksi:

• Asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen ja kehittäminen.

• Hyödyllisen ja ajankohtaisen tiedon tarjoaminen palveluistamme, tapahtumistamme ja toimialaan liittyvistä aiheista.

• Yrityspäättäjien ja potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi osana myynti- ja markkinointitoimia.

• Parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen varmistaminen palveluidemme ja viestintämme kautta.

• Suostumus, kun sitä vaaditaan, esimerkiksi:

• Evästeiden ja muun digitaalisen tunnistetiedon kerääminen verkkosivujemme käytön yhteydessä. Lisätietoa evästeiden käytöstä löydät evästeitä koskevasta tietosuojaselosteestamme.

• Uutiskirjeen tilaaminen vapaaehtoisesti lomakkeen kautta.

Kenelle jaamme henkilötietojasi?

Pääsääntöisesti emme luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille markkinointi-, viestintä- ja asiakassuhdehallinnan yhteydessä. Joissakin tilanteissa voimme kuitenkin jakaa yhteystietoja, ammatillisia tietoja ja tapahtumatietoja yhteistyökumppaneidemme kanssa, esimerkiksi yhteistapahtumien järjestämiseksi. Näissä tilanteissa yhteistyökumppanit toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä omien tarkoitustensa osalta.

Lisäksi saatamme käyttää markkinointikanavina kolmansia osapuolia, kuten sosiaalisen median alustoja (esim. LinkedIn), jotka toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

Käytämme myös erilaisia palveluntarjoajia (esim. IT-palvelut, markkinointityökalut ja analytiikkapalvelut), jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä ja käsittelevät henkilötietoja ainoastaan ohjeidemme mukaisesti ja vain sovittuihin tarkoituksiin. Nämä tahot eivät saa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Saatamme lisäksi käyttää ja luovuttaa sellaisia tietoja, joita ei voida yhdistää yksittäiseen henkilöön, eli henkilötietoja sellaisessa kootussa tai anonymisoidussa muodossa, ettei yksittäistä henkilöä voida enää tunnistaa.

Missä käsittelemme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja pääasiassa EU-/ETA-alueella. Joissakin tapauksissa palveluntarjoajamme saattavat käsitellä tietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolella, jolloin varmistamme riittävän tietosuojan esimerkiksi käyttämällä EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen kannalta tai noudattaaksemme lainsäädännön asettamia velvoitteita:

• Asiakassuhteen hallintaan liittyvät henkilötiedot säilytetään asiakassuhteen ajan ja voidaan poistaa, jos yhteyshenkilö on ollut pitkään passiivinen eikä vuorovaikutusta ole tapahtunut.

• Markkinointitarkoituksiin (esim. uutiskirjeiden lähettäminen tai tapahtumaviestintä) käsitellyt tiedot säilytetään niin kauan kuin tilaus on voimassa eli kunnes vastaanottaja peruuttaa sen, tai tapahtuman päätyttyä lyhyen ajan tapahtuman arviointia varten.

• Potentiaalisten asiakkaiden (prospektien) tiedot säilytetään markkinoinnin ja myynnin käyttöön niin kauan kuin niitä pidetään ajantasaisina ja tarkoituksenmukaisina. Tietoja arvioidaan säännöllisesti ja poistetaan, jos ne eivät ole enää tarpeellisia tai esimerkiksi sähköpostiosoite osoittautuu virheelliseksi.

Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin.

• Oikeus pyytää tietojen oikaisua, poistoa tai käsittelyn rajoittamista.

• Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien suoramarkkinointi.

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön osoitteeseen tietosuoja@matkahuolto.fi.

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Voimme päivittää tätä selostetta aika ajoin ja ilmoitamme merkittävistä muutoksista asianmukaisella tavalla. Uusin versio on aina julkaistu tällä sivulla.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä:

Oy Matkahuolto Ab
Asiakaspalvelukeskus
PL 100 00101 Helsinki
tietosuoja@matkahuolto.fi

11. Lopuksi

Matkahuolto pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Matkahuolto ilmoittaa olennaisista muutoksista rekisteröidyille verkkosivuillaan tai muulla soveltuvalla tavalla.

Matkahuolto ei ole kaikissa tapauksissa velvollinen ilmoittamaan muutoksista erikseen, kuten milloin tietojen toimittaminen osoittautuu mahdottomaksi tai vaatisi kohtuutonta vaivaa (esimerkiksi milloin rekisteröidystä ei ole ajantasaisia yhteystietoja), joten rekisteröityjä kehotetaan ajoittain tarkastamaan tämä seloste mahdollisten muutosten varalta.